Siempre es difícil encontrar tiempo para poder realizar todo lo que nos gustaría hacer, a veces un@ tiene agenda completa y se ocupa de muchos proyectos y actividades todos los días. En este final de semestre o inicio te dejamos algunos de los métodos de organización para trabajos, proyectos y estudios que podrían serte de utilidad.
Método Pomodoro
Creado por el italiano Francesco Cirillo, tiene como base el uso de pausas frecuentes para aumentar la productividad del cerebro y gastar menos tiempo en cada tarea. Funciona así:
· Se hace un listado de las tareas de la más urgente para la menos urgente;
· Comienzas por la tarea con un plazo más corto y ajusta un cronómetro para despertar en 25 minutos;
· Sigue el flujo normal hasta que la alarma suene;
· Al sonar, se hace una pausa corta, de alrededor de 3 a 5 minutos;
· Después de cuatro ciclos de 25 minutos, es decir, cada hora de actividad enfocada, se hace una pausa mayor, de al menos 15 minutos.
Según Francesco, esas pausas ayudan a reducir la ansiedad y son 25 minutos es el tiempo en que el cerebro logra mantener su concentración sin dispersarse (aunque dependiendo de la persona pueden ser 20 o un poco menos). Después de eso, él necesita parar, distraerse y volver, para evitar el atareo y estrés por la dispersión.
Método GTD (Getting Things Done)
El principio de no acumular las cosas; cuando las tareas parecen interminables. Cuando estás logrando una, ya aparece otra. La metodología GTD viene justamente del supuesto de” Getting Things Done”, es decir,” haz que suceda”. En pocas palabras, no vayas acumulando y potenciando tareas. Resuélvelas y listo. Su creador, estadounidense David Allen lo plantea:
· Especifica las tareas que tienes en mente, transfiriéndolas a un papel o sistema de organización, como Trello o Google Notes;
· Analiza las actividades y haz inmediatamente aquellas que lleven menos de dos minutos, como responder un correo electrónico, mensaje o enviar un archivo;
· Define cuándo y cómo vas a realizar cada tarea pendiente y empieza a realizarlas;
· ¿Ha llegado una nueva solicitud? Colócala en la fila y revisa la lista diariamente;
· Siempre que llegue una tarea pendiente de menos de dos minutos, despáchala inmediatamente;
· Intenta cronometrar el tiempo que te toma cada tarea para poder organizar mejor tu día.
·Método Kanban (especial para proyectos)
· Además de ayudar a ganar tiempo, el Método Kanban funciona para administrar cada etapa del proyecto.
· Este método se desarrolla de la siguiente manera
· Crear un cuadro ya sea online o en físico con al menos tres divisiones: realizar, en curso y finalizado. Puedes tener otras categorizaciones como «en aprobación» o «para ajuste», dependerá de la dinámica del proyecto
· Obtén post-it o crea tarjetas virtuales con marcas distintas para identificar cada tarea
· Escribe la tarea en estas tarjetas o post. Haz una breve descripción de la actividad, así como también establece tu plazo y personas involucradas (en caso de que no sea sólo tu responsabilidad);
· Ahora realiza la organización de las tareas de acuerdo con el status (su importancia y complejidad).
Cuando realizas la gestión de tiempo de estas maneras estás reduciendo la sensación de carga y reduciendo la cantidad de actividades pendientes acumuladas reduciendo el estrés, resulta más fácil mantener el foco y se trabaja con más claridad y control del tiempo.
¡No olviden dejarnos sus comentarios o mandarnos sus dudas, inquietudes o sugerencias!
Comments